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Cuando empezamos en el sector de la Ayuda a Domicilio, éramos una estructura pequeña. No sabíamos los nombres de cada usuario y gestionar al personal era casi una conversación familiar. Hoy, coordinar a más de 500 usuarios y un equipo de 60 profesionales nos ha obligado a transformar por completo nuestro departamento administrativo.
Nuestros 4 mayores retos en estos 20 años.
Ha sido un viaje lleno de retos. Pero estos son algunos de nuestros mayores dolores de cabeza en la oficina estos últimos 20 años y cómo logramos superarlos:
- Dejar de «volvernos locos» con el «Tetris» de los cuadrantes: Antes, cuadrar las rutas, los horarios de los auxiliares, costaba horas frente a un papel. Ahora, utilizamos una ERP que nos soluciona cualquier imprevisto.
- Gestionar las bajas médicas sin perder los nervios: Este sector exige un gran esfuerzo físico y la rotación es alta. Cuando un/a auxiliar se ponía enfermo/a a primera hora, nos entraba el pánico pensando en el usuario/a dependiente que se quedaba esperando en la cama. Actualmente tenemos un equipo retén que cubre las vacantes rápidamente.
- Proteger la intimidad de nuestros usuarios/as. Guardar todo en archivadores metálicos con llave no era seguro, ni legal con el nuevo RGPD. Llegar al cifrado en la nube ha sido un gran paso.
- El conteo de horas: El reto de facturar el tiempo exacto. Si hay algo que me quitaba el sueño al crecer, era el conteo de horas para emitir las facturas. Cuadrante vs. realidad, servicios fraccionados y variables, el colapso de fin de mes. Un solo error en el conteo dañaba la confianza del cliente. Un software cruza automáticamente las horas reales con las programadas, garantizando que solo se paga por el tiempo real de cuidado.
Nuestro mayor Aprendizaje.
Crecer no ha sido fácil. Sin embargo, hemos aprendido que la tecnología no deshumaniza nuestro trabajo; al contrario, lo protege. Automatizar el papeleo pesado nos ha devuelto lo más valioso: tiempo para escuchar a las familias y cuidar de los profesionales que están en primera línea.
